Microsoft 365 und KI: 3 Einstellungen, die du jetzt prüfen solltest

Microsoft baut seit Anfang November 2026 neue KI-Funktionen in Microsoft 365 ein. Eine Änderung rollt Microsoft gerade bis Ende November 2026 an alle Betriebe mit Microsoft 365 aus. Zwei weitere betreffen dich nur, wenn du Microsoft 365 Copilot nutzt. Mit drei Prüfpunkten behältst du die Entscheidungen in der Hand: wer im Betrieb KI-Agenten anlegen darf, ob und wie viel zusätzliche KI-Modelle kosten dürfen und wo deine Daten verarbeitet werden.

Stand: 8. November 2026.

Warum das gerade dich betrifft

Neue KI-Funktionen kommen heute nicht mehr als großes Update, das jemand bewusst installiert. Sie tauchen nach und nach in Programmen auf, die du schon nutzt. Was dabei gilt, legt zunächst der Anbieter fest.

Bei Microsoft gab es seit Anfang November 2026 mehrere solcher Änderungen. Betroffen sind Betriebe mit Microsoft 365; zwei der drei Punkte betreffen nur Betriebe, die Microsoft 365 Copilot nutzen. Das ist der KI-Assistent, den Microsoft in Word, Excel, PowerPoint und den Chat einbaut.

Du musst die Einstellungen nicht selbst anklicken. Aber du solltest wissen, wie sie bei dir stehen, und bewusst entscheiden. Das ist eine Aufgabe für dich und die Person, die in deinem Betrieb Microsoft 365 verwaltet.

Schritt 1: Festlegen, wer KI-Agenten anlegen darf

Ein KI-Agent ist ein Programm, das mit Hilfe von KI selbstständig mehrere Arbeitsschritte erledigt. Seit dem 4. November 2026 dürfen in Entra ID alle normalen Nutzerinnen und Nutzer sogenannte Agenten-Blueprints anlegen, also Vorlagen für solche Agenten. Das gilt, sofern der Admin, also die Person mit den Verwalterrechten, es nicht abschaltet. Microsoft verteilt die Änderung bis Ende November 2026 an alle Mandanten; der Mandant ist der eigene Bereich deines Betriebs bei Microsoft. Entra ID ist die Benutzerverwaltung von Microsoft: Dort steht, wer sich anmelden darf und welche Rechte er hat. Jeder Betrieb mit Microsoft 365 hat Entra ID, die Einstellung betrifft dich also auch ohne Copilot.

So könnte das in einem kleinen Büro laufen: Eine engagierte Mitarbeiterin baut sich einen Agenten für eine lästige Routine. Das ist gut gemeint. Ein halbes Jahr später weiß aber niemand mehr, dass es ihn gibt, welche Daten er sieht und wer sich darum kümmert. Fachleute nennen das Schatten-IT: Werkzeuge, die im Betrieb laufen, ohne dass jemand den Überblick hat.

Unsere Empfehlung: Lass prüfen, wie die Einstellung „Users can create agent blueprints“ im Microsoft Entra Admin Center steht. Du findest sie unter Entra ID, im Bereich Users, dort unter User settings. In einem kleinen Betrieb reicht es meist, wenn eine benannte Person Agenten anlegen darf; Microsoft sieht dafür die Rolle „Agent ID Developer“ vor. Wer eine Idee hat, spricht sie an. So bleibt die Neugier erhalten, und trotzdem behält jemand den Überblick.

Schritt 2: Kosten deckeln, bevor sie entstehen

In Copilot kommen zusätzliche KI-Modelle, die nach Verbrauch abgerechnet werden, zum Beispiel GPT-6 Astra und Claude Fable 5.1. Sie stehen dann in Chat, Word, Excel und PowerPoint bereit. Im Frühnutzer-Programm „Frontier“ laufen sie seit Anfang November 2026; den allgemeinen Start hat Microsoft auf Anfang bis Mitte Dezember 2026 verschoben. Nutzen kann sie nur, wer eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz hat und wem der Admin die Abrechnung freischaltet und Guthaben zuteilt. Abgerechnet wird in sogenannten Credits, also Guthabeneinheiten.

Wie teuer das wird, ist schwer vorherzusagen. Einen Preis pro Credit nennt die Microsoft-Dokumentation zu Copilot Credits nicht (geprüft am 8. November 2026). Auch einen Euro-Preis haben wir dort nicht gefunden.

Genau deshalb lohnt eine Obergrenze. Verbrauchsabrechnung ist wie ein offener Deckel in der Wirtschaft: praktisch, solange jemand draufschaut.

Unsere Empfehlung: Lass die Verbrauchsabrechnung aus, solange du keinen konkreten Bedarf hast. Wenn du sie einschaltest, dann mit festen Credit-Grenzen und mit einer Person, die regelmäßig auf den Verbrauch schaut.

Schritt 3: Entscheiden, wo deine Daten verarbeitet werden

In Copilot kannst du neben den GPT-Modellen auch die Claude-Modelle von Anthropic nutzen. Für Organisationen in der EU ist Claude standardmäßig ausgeschaltet. Wer es einschaltet, lässt die Daten derzeit außerhalb der EU Data Boundary verarbeiten. Das ist Microsofts Zusage, Daten von Kunden aus der EU innerhalb der EU zu verarbeiten.

Am 5. November 2026 hat Microsoft angekündigt, dass Claude in Copilot bis Ende 2026 ebenfalls innerhalb dieser Grenze verarbeitet wird. Bestehende Nutzer müssen dafür nichts tun. Ein genaues Datum gibt es noch nicht; Details will Microsoft kurz vor dem Start nennen.

Eine Ausnahme solltest du kennen: Bestimmte Modelle, die Microsoft als „Anthropic models with Data Retention“ führt, laufen unter den eigenen Bedingungen von Anthropic. Dazu gehören zum Beispiel Claude Fable 5 und Claude Mythos 5. Laut Microsoft speichert Anthropic bei diesen Modellen die meisten Eingaben und Antworten bis zu 30 Tage (Data Retention heißt: Die Daten werden gespeichert). Löst Anthropics Sicherheitsprüfung einen Verdacht aus, kann Anthropic Inhalte laut Microsoft länger speichern. Microsofts Datenschutzvertrag gilt dafür nicht. Sie sind standardmäßig aus und brauchen eine eigene Freischaltung. Ob sie in die EU-Zusage einbezogen werden, sagt Microsoft nicht.

Unsere Empfehlung: Entscheide bewusst, ob du Claude in Copilot schon jetzt nutzt oder bis zur Umstellung wartest. Die Modelle mit Data Retention würden wir gesperrt lassen. Der Schalter liegt im Microsoft 365 Admin Center unter Copilot, dort Settings, dort „AI providers operating as Microsoft subprocessors“; ändern dürfen ihn nur AI- oder Global-Admins.

Wenn du Claude einschaltest, wird Anthropic bei den Modellen unter Microsofts Bedingungen laut Microsoft Learn zum Unterauftragsverarbeiter, also zu einem Dienstleister, den dein Dienstleister Microsoft einsetzt. Das kann bedeuten, dass Anthropic in deine Datenschutz-Unterlagen gehört, etwa ins Verarbeitungsverzeichnis (die Liste, in der du festhältst, welche Daten du wie verarbeitest). Ob und wie, hängt vom Modell und deinem Vertrag ab. Kläre das mit der Person, die bei dir den Datenschutz betreut, oder mit einer Anwältin bzw. einem Anwalt.

Das Prinzip dahinter

Bei neuen KI-Funktionen entscheidet zuerst der Anbieter: Manche sind schon an, andere bleiben aus, bis jemand sie einschaltet. Du solltest wissen, welche bei dir gelten. Das gilt nicht nur für Microsoft. Es lohnt sich, einmal im Quartal kurz durchzugehen, welche KI-Funktionen neu dazugekommen sind und wie sie eingestellt sind.

Das kannst du jetzt tun

1. Stand abfragen: Frag die Person, die in deinem Betrieb Microsoft 365 verwaltet, wie die drei Punkte eingestellt sind: Agenten-Blueprints in Entra, Verbrauchsabrechnung und Credits in Copilot, Claude-Modelle. Lass dir die Antwort kurz schriftlich geben.

2. Zuständigkeit festlegen: Bestimme eine Person, die über neue KI-Funktionen entscheidet und den Verbrauch im Blick behält.

3. Erinnerung setzen: Trag dir für Januar 2027 einen Termin ein, um den Stand bei Claude in Copilot erneut zu prüfen.

Gespräch statt Alleingang

Du weißt nicht genau, wer in deinem Betrieb Admin ist, oder willst die Einstellungen lieber gemeinsam durchgehen? Genau dafür gibt es unsere IT-Basissicherheit: Wir schauen mit dir, wo dein Betrieb steht, und setzen die wichtigsten Punkte direkt um. Buch dir ein kostenloses Gespräch.

Quellen

Message Center MC1506733: Wer in Microsoft Entra Agenten anlegen darf, 13. Oktober 2026 (öffentlicher Spiegel, nicht von Microsoft; das Message Center selbst ist nur im Admin-Konto sichtbar).

Message Center MC1519122: Verbrauchsabhängige Modelle in Chat, Word, Excel und PowerPoint, aktualisiert am 4. November 2026 (öffentlicher Spiegel, nicht von Microsoft; das Message Center selbst ist nur im Admin-Konto sichtbar).

Microsoft Learn: Abrechnung nach Verbrauch und Kostenverwaltung für Copilot Credits, geprüft am 8. November 2026 (englischsprachig).

Microsoft Learn: Claude-Modelle von Anthropic in Microsoft-Diensten, Stand 4. November 2026, geprüft am 8. November 2026 (englischsprachig).

Microsoft Copilot Blog: Claude-Modelle in Copilot und die EU Data Boundary, Charles Lamanna, 5. November 2026 (englischsprachig).